O processo de compras é uma parte importante do funcionamento de qualquer empresa. Independentemente de seu tamanho, a maneira como o processo de compras é estruturado tem um impacto direto na capacidade de controlar custos, gerenciar riscos e manter o crescimento dos negócios.
Nesse artigo vamos falar sobre os modelos de compras, as diferenças entre eles, vantagens e desvantagens de cada um e como determinar o modelo ideal para sua empresa.
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O que são compras centralizadas?
Em uma área de compras centralizadas, todas as compras são gerenciadas e tratadas por uma única equipe ou departamento. Isso significa que qualquer compra de colaborador ou time deve ser enviada, revisada e aprovada por meio de um único processo de compra.
Exemplo de compras centralizadas
Veja um exemplo de compra centralizada: o time de Marketing de uma empresa precisa de um novo software para organizar tarefas e demandas. O time envia a solicitação da compra do software para a equipe interna de Compras. Uma pessoa dessa equipe fica responsável por receber e aprovar a solicitação. O pedido é aprovado e então delegado a outro membro da equipe de Compras para sua conclusão.
Ou seja, um processo de compras centralizado depende de um recebedor inicial que aprova e gerencia as solicitações de compras. Esse recebedor (normalmente alguém em função de gerência) tem visibilidade e controle de todas as solicitações e transações de compras.
Vantagens das compras centralizadas
Existem muitas vantagens em utilizar uma área de compras centralizadas na sua empresa, como a transparência, controle, padronização e contenção de custos.
Visibilidade e controle
Quando as solicitações e outras informações relacionadas às compras são centralizadas, o acompanhamento fica mais fácil e rápido. O time de Compras pode controlar de perto os orçamentos, solicitantes e pedidos, tendo total visibilidade sobre os gastos.
Melhor poder de compra
Uma equipe de Compras centralizada faz uma gestão de fornecedores mais efetiva por manter contato mais próximo e ter mais influência com eles. Ao centralizar todas as informações e o histórico de compras da empresa, a equipe consegue negociar melhores preços e descontos por volume.
Padronização
Processos padronizados são mais fáceis de gerenciar e têm resultados mais consistentes. Quando as compras são centralizadas em uma única equipe, o processo de compra permanece estável e com resultados previsíveis. Isso facilita a organização de custos, evita erros e centraliza informações.
Elimina gastos desnecessários
O time de compras pode identificar rapidamente gastos que vão contra as políticas de compra da empresa e rever pedidos recorrentes, o que ajuda a eliminar gastos excessivos que podem trazer prejuízos para a empresa.
Aumenta a eficiência da equipe
Compras centralizadas criam processos estruturados e fluxos de trabalho mais estáveis. Como resultado, o time de Compras se torna mais ágil, eficiente e preciso.
Em um processo de compras centralizadas, a equipe fica mais familiarizada com o fluxo de trabalho. Isso faz com que os erros aconteçam com menos frequência. Essa familiaridade com o processo também significa que a equipe é capaz de identificar oportunidades para automatizar e otimizar seus workflows.
Desvantagens das compras centralizadas
Apesar da compra centralizada ter muitos benefícios, ela não é indicada para todos os negócios. Em alguns casos, as desvantagens pesam mais do que os benefícios. Veja as principais:
Rigidez
A compra centralizada melhora a padronização e visibilidade do processo, mas também o torna menos flexível. Isso pode ser um problema principalmente em situações em que a adaptabilidade é necessária. Por exemplo, quando uma empresa precisa diversificar sua base de fornecedores rapidamente, ou quando contrata um fornecedor com requisitos legais muito diferentes.
Falta de autonomia
Como o processo de compra centralizada pode demorar mais, os gerentes têm menos autonomia para tomar decisões urgentes. Tempos de entrega mais longos e atrasos podem levar a experiências ruins e frustrações.
Atrasos no processamento
Principalmente em empresas que recebem grandes volumes de solicitações de compra, uma área centralizada pode criar um gargalo que leva a atrasos no processamento e aprovações tardias.
Gestão complexa e cara
Essa desvantagem só se aplica, de forma geral, para empresas maiores, com diversas filiais e presença geográfica mais ampla. Isso porque o grande porte da empresa torna a gestão do processo de compra centralizada mais complexo, demorado e caro.
O motivo disso é que os gerentes de compra precisam considerar como qualquer mudança — por menor que seja — pode afetar todo o ecossistema de compras da empresa. Para equipes com recursos limitados, pode ser uma questão difícil de equilibrar.
O que são compras descentralizadas?
Compra descentralizada é um modelo no qual as compras são feitas e gerenciadas por várias equipes ou departamentos diferentes. Isso significa que os colaboradores se referem a diversos times para solicitações de compra (e não só um time, como é o caso das compras centralizadas).
Exemplo de compras descentralizadas
Nesse modelo, as tomadas de decisões são divididas, de modo que as solicitações de compra são recebidas e gerenciadas por várias equipes. Como resultado, a autoridade de compra é distribuída para mais de uma pessoa.
Veja o exemplo: uma empresa deseja adquirir um software que afeta mais de um time, como um aplicativo de RH que precisa da aprovação tanto do RH quanto do TI. Outro exemplo seria uma empresa na qual cada departamento tem a aprovação final sobre suas solicitações de compras internas.
Vantagens das compras descentralizadas
Implementar um processo de compras descentralizadas possui várias vantagens. Entre elas estão a agilidade, compras especializadas e diversificação de fornecedores.
Agilidade nas compras
Como o fluxo de comunicação é mais aberto e não requer uma única aprovação, a compra descentralizada geralmente torna a tomada de decisão mais fácil e rápida do que em um modelo centralizado. As equipes podem processar solicitações sem atrasos burocráticos e podem se relacionar com uma gama mais diversificada de fornecedores.
Conhecimento especializado em compras
Em um modelo de compras descentralizadas, cada departamento lida com pedidos de compra específicos para suas necessidades. Dessa forma, a equipe se torne sua própria “especialista em compras”. Isso significa compreender suas necessidades e se relacionar com fornecedores especializados.
Maior diversidade de fornecedores
Com compras descentralizadas, as equipes constroem relacionamentos com diversos fornecedores e são capazes de determinar qual fornecedor é o mais adequado no momento.
A diversidade de fornecedores é importante porque possibilita que os compradores tenham mais poder de barganha e protege contra restrições de oferta. Se o preço de um fornecedor for muito alto ou eles não conseguirem atender aos pedidos rapidamente, os compradores têm alternativas para adquirir os bens e serviços de que precisam.
Desvantagens das compras descentralizadas
Como já vimos, as compras descentralizadas oferecem benefícios (principalmente para empresas maiores), mas também existem desvantagens que precisam ser consideradas.
Falta de padronização do processo
Como cada departamento ou equipe gerencia seus próprios pedidos, podem haver diferentes padrões de processo de compra funcionando ao mesmo tempo. Essa falta de padronização dificulta o monitoramento e a centralização das solicitações, o que atrapalha os orçamentos e o processo de contas a pagar.
Dificuldade em cumprir com os padrões de compliance
Processos não padronizados criam complexidade para a equipe de TI, que tem a tarefa de estabelecer requisitos de compliance e segurança. Quando diferentes departamentos gerenciam suas próprias compras é mais difícil garantir que a verificação do fornecedor e outras informações sejam utilizadas de forma correta.
Oportunidades de descontos perdidas
Normalmente os fornecedores oferecem descontos com base no volume ou recorrência das compras. Em um processo de compras descentralizadas, as compras costumam ser de menor volume e ter menos recorrência, e a falta de coordenação dificulta que os fornecedores concendam descontos.
Histórico de compras disperso e má gestão de gastos
A maior desvantagem das compras descentralizadas é que esse modelo leva a dados desorganizados e armazenados em locais diferentes. Isso não apenas abre portas para erros, duplicatas e gastos desnecessários, mas também torna mais difícil realizar uma análise geral de custos porque as informações ficam dispersas.
Essa desorganização pode causar estragos nos orçamentos e criar dores de cabeça desnecessárias para a equipe financeira.
Qual é a diferença entre compras centralizadas e descentralizadas?
As diferenças entre compras centralizadas e descentralizadas se resumem basicamente às suas estruturas e benefícios para os negócios.
| Compras centralizadas | Compras descentralizadas | |
| Porte da empresa | O modelo de compras centralizadas é ideal para empresas menores que buscam uma gestão de compras mais eficiente. Ele também é muito vantajoso para empresas que precisam de uma supervisão completa das políticas de compliance. | O modelo de compras descentralizadas é ideal para empresas maiores que buscam uma gestão de compras mais especializada. Ele também se adequa muito bem a empresas em crescimento que precisam adaptar seu modelo de compras com frequência. |
| Benefícios | Transparência do processo, padronização, fácil visibilidade do histórico de compras, centralização das informações e mais oportunidades de descontos. | Tempo de resposta mais curto, maior autonomia dos colaboradores, agilidade de compras para gerenciar melhor grandes volumes de solicitações. |
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Compras centralizadas x descentralizadas: qual é a escolha certa?
Não há uma resposta definitiva para qual modelo é o melhor. Para decidir o mais adequado, o departamento financeiro deve estar alinhado com as prioridades da empresa e seus objetivos estratégicos.
As empresas e as equipes de Compras também precisam ter um conhecimento profundo da sua cadeia de suprimentos para que possam atender às necessidades de negócios a nível estratégico e financeiro.
Esse alinhamento e transparência são essenciais na escolha do modelo que vai ajudar a atingir não só os objetivos de compras, mas os objetivos de negócios. Se você ainda está em dúvida sobre qual estrutura de compra aderir, veja as considerações abaixo.
Escolha as compras centralizadas para:
- Garantir níveis maiores de supervisão e controle de compras;
- Ter dados mais precisos;
- Comprar em grandes quantidades e se beneficiar de descontos;
- Simplificar o gerenciamento de gastos e histórico de compras;
- Centralizar contratos e faturas;
- Reduzir custos desnecessários ou excessivos;
- Padronizar processos;
- Ter mais espaço de negociação com fornecedores.
Escolha as compras descentralizadas para:
- Ter mais agilidade;
- Tomar decisões de compras mais rápidas ou imediatas;
- Gerenciar um volume grande de solicitações de compras;
- Se relacionar com uma maior diversidade de fornecedores;
- Cumprir prazos mais apertados;
- Usar mais fornecedores locais;
- Garantir mais autonomia de compras;
- Montar um processo menos burocrático.
A terceira escolha: um modelo de compras híbrido
Se nenhuma dessas opções parecer a ideal, considere combinar os benefícios da compra centralizada e descentralizada para criar um modelo de compra híbrido, também chamado de modelo coordenado.
O modelo coordenado é personalizável e pode ser usado para maximizar os benefícios da padronização do processo de compras, centralização de dados, diversidade de fornecedores, maior autonomia de compra, mitigação de riscos e melhor cumprimento de prazos.
O modelo de compras híbrido facilita que os gerentes de compras alinhem melhor o processo de compra, as estratégias com fornecedores e as necessidades de cada departamento com as prioridades de negócios.
Boas práticas para compras centralizadas e descentralizadas
Independentemente de optar por um modelo centralizado ou descentralizado, existem algumas práticas recomendadas que podem ser aplicadas a ambos.
Automatize tarefas manuais
Todos os modelos de compras podem se beneficiar da automação de processos. O primeiro passo é identificar as tarefas que podem ser automatizadas. Elas geralmente se encaixam em algum desses tipos:
| Tipo de tarefa | Descrição |
| Frequente | Tarefas de alto volume que devem ser concluídas várias vezes em um determinado período |
| Repetitiva | Envolvem as mesmas etapas todas as vezes |
| Simples | Não requerem informações complexas ou resolução de problemas |
| Agendada | Acontecem regularmente no mesmo período ou no mesmo dia de cada semana/mês/ano |
| Planejada | Tarefas previsíveis em qualquer fluxo de trabalho |
| Colaborativa | Contam com ações, aprovações e visibilidade de vários colaboradores diferentes |
| Dependente | São acionadas por um evento específico ou mudança de status no processo |
| De comunicação | Emails ou notificações |
Reduza os erros padronizando as solicitações
Ao padronizar as solicitações, as equipes de compras podem obter melhor visibilidade dos dados e do gerenciamento de solicitações. Assim, pode, reduzir erros, compras duplicadas e gastos excessivos.
A padronização do processo de solicitação garante que todas as requisições de compra sejam feitas de maneira semelhante. Isso facilita a avaliação rápida dos pedidos e evita problemas com orçamento.
Além de criar uma única fonte de dados, a padronização de solicitações também elimina o esforço de buscar informações adicionais ou ausentes. Isso ocorre porque as solicitações estão sendo recebidas em um único canal que muitos revisores podem acessar facilmente.
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