Otimizar processos internos de uma empresa pode gerar resultados surpreendentes. Trata-se de uma excelente forma de alavancar a produtividade e a eficiência de uma organização. Com processos bem definidos e alinhados à estratégia de negócio, é possível ampliar a competitividade e sedimentar o caminho para o cumprimento das metas.

Para auxiliar você nessa reorganização, preparamos este artigo com dicas de boas práticas na gestão dos processos internos. Trata-se de um pequeno guia para melhorar o desempenho da sua empresa e garantir melhores resultados com um menor custo. Confira o que pode ser implementado na sua empresa para otimizar processos:

Mapeamento e diagnóstico

O primeiro passo para otimizar processos internos é identificá-los corretamente. O ideal é mapear as tarefas de cada área. Além de saber exatamente quais as atividades de cada setor, é preciso verificar se os seus colaboradores estão, efetivamente, executando o que foi acordado.

Para isso, é preciso envolver todas as áreas no esforço de diagnosticar os problemas e gerar novos fluxos de trabalho. Lembre-se de que cada processo tem um ponto de partida e um objetivo. É comum que informações se percam durante a transição das tarefas entre as áreas, tornando algumas ações inócuas ou pouco efetivas. Portanto, o diagnóstico é essencial para que se encontre um fluxo mais natural das atividades, otimizando o tempo e o esforço de todos.

Desenho das melhorias

Depois de identificar quais são os gargalos e onde é preciso evoluir, será preciso desenhar novos modelos para as tarefas. Ou seja, definir como devem ser os processos para que a empresa funcione de forma mais produtiva e ágil. Pense em como é possível eliminar as eventuais barreiras que dificultam o fluxo das tarefas e quais atividades podem ser otimizadas para ganhar mais tempo. Enfim, redefina os processos para que eles funcionem com foco total nas estratégias da empresa.

Uma boa alternativa é elaborar um diagrama do fluxo de ações, envolvendo os responsáveis por cada tarefa. Lembre-se de que, ao planejar, será mais fácil de visualizá-las e antecipar carências ou problemas. O produto final dessa etapa será a elaboração de manuais, com a descrição completa das etapas de cada processo. O material, que deverá ser compartilhado com as lideranças de cada setor, é essencial em diversas situações, como a integração de novos colaboradores, que, por meio dos manuais, poderão assimilar de forma rápida e efetiva as rotinas da área.

Uso de tecnologias

Quando falamos em otimizar processos nos dias de hoje, a não utilização de tecnologias modernas e softwares adequados é praticamente inconcebível. São essas as ferramentas que facilitarão os fluxos de trabalho e garantirão a agilidade que a sua empresa precisa. Elas são essenciais para garantir a fluidez dos processos, a integração entre os setores e o melhor aproveitamento do tempo e dos recursos humanos da sua empresa.

Uma solução de automação de processos, por exemplo, é essencial para organizar fluxos e melhorar todo o gerenciamento da empresa, economizando tempo e recursos. Ela facilita a comunicação entre as diferentes áreas, ajuda na organização das informações a partir de diferentes níveis e pode oferecer indicadores em tempo real, agilizando a gestão.

Integração dos setores

Um problema comum em algumas empresas é a falta de sintonia entre as diferentes áreas. Isso ocorre quando cada setor desenvolve suas tarefas desconsiderando o que está acontecendo no restante da organização.

Esse vício, resultado da falta de foco estratégico, é um problema de gestão que resulta em desperdício de recursos e de tempo e em um alto índice de retrabalho. E é um ponto de atenção que não deve ser esquecido no momento de otimizar processos na empresa. Por isso, é fundamental a integração, ou seja, enxergar a organização como única e com áreas interdependentes. Esse é um ajuste que não pode ficar de fora da reformulação dos processos da empresa.

Treinamento de pessoal

De nada adianta implementar uma ampla modernização nos processos de sua empresa se o capital humano — as pessoas que estão na linha de frente — não estiver alinhado com a nova realidade das operações da organização. Por isso, é importante envolver os colaboradores o máximo possível em todas as etapas da reformulação. Além disso, é preciso capacitá-los para a realização das tarefas e a utilização das ferramentas implementadas.

Como em qualquer processo de mudança, é comum que haja resistências ou dificuldade de adaptação. Por isso, é essencial investir também em uma comunicação adequada sobre o que está acontecendo na empresa. Os funcionários precisam entender as melhorias que a otimização de processos poderá gerar tanto para a organização quanto para eles próprios. Dessa forma, será mais fácil angariar o engajamento da equipe.

Flexibilização de atividades

Ao reformular os processos de sua empresa, avalie a possibilidade de inserção de novos modelos de trabalho. Especialmente com a popularização de ferramentas tecnológicas, como dispositivos mobile e o uso maciço da internet, é possível flexibilizar uma série de atividades sem nenhum prejuízo à produtividade.

Colaboradores atuando de forma on-line tem à disposição uma grande quantidade de informações e ferramentas, podendo desempenhar suas tarefas sem a necessidade de presença física na empresa, por exemplo. Essa é uma forma de garantir resultados reduzindo custos e otimizando recursos.

Monitoramento dos resultados

Depois de definidas as alterações e estabelecidos os novos processos, é preciso monitorar os resultados. Para isso, é necessário definir indicadores de desempenho, que devem ser constantemente acompanhados para mensurar a efetividade dos novos processos.

Crie parâmetros de comparação com os resultados obtidos antes de otimizar os processos e depois de implementá-los. Dessa forma, a empresa pode aferir indicadores setoriais e globais, avaliando a efetividade das mudanças. Somente com um eficaz monitoramento dos resultados será possível verificar se as etapas anteriores do esforço para otimizar processos foram bem-sucedidas.

Embora mudanças no ambiente corporativo sejam complexas e possam encontrar resistência, otimizar processos pode ser um importante diferencial para ampliar a produtividade e a competitividade de qualquer organização. E essa pode ser a chave do sucesso também para a sua empresa.

Agora, depois da leitura, se você tem alguma dúvida ou sugestão sobre como otimizar processos, envie-nos um email. Será ótimo receber seu feedback!