La principal función de un recepcionista es recibir a las personas cuando llegan a una empresa. Pero esto no es todo lo que hace. Este perfil profesional es más necesario para el buen desarrollo de la empresa de lo que muchos piensan. A continuación os desvelamos todas las funciones del recepcionista.
¿Qué es un/a recepcionista?
El recepcionista es aquella persona que se encarga de recibir a los clientes y trabajadores de la compañía u organización en la que trabaja. Para ello debe mostrar una actitud agradable, simpática y amable que esté dispuesta a resolver todas las dudas de los individuos. Su trabajo facilita el buen funcionamiento de la oficina o negocio.
A veces se confunde el trabajo de recepcionista con el de secretaria o el de asistente de administración, porque coinciden en algunas funciones. Pero lo cierto es que son dos perfiles profesionales distintos. Estos dos perfiles pueden realizar tareas que tienen que ver con logística, contabilidad o incluso recursos humanos. Mientras el o la recepcionista no suele ejecutar estas tareas. Aunque en ocasiones se requiera debido a un bajo volumen de trabajo en recepción o porque existe una saturación de faenas en otros departamentos.
¿Cuáles son las funciones de un/a recepcionista?
¿Conoces realmente todas las funciones de un/a recepcionista? Entre las funciones y responsabilidades de recepcionista encontramos distintas que pueden variar según el tipo de establecimiento.
- Recibir las visitas, ya sean clientes, empleados, socios o proveedores.
- Atender y recibir llamadas telefónicas. Además, de desviar llamadas al departamento o persona que corresponda.
- Responder y enviar emails.
- Aclarar dudas a los clientes. De hecho, el/la recepcionista debe tener una gran conocimiento sobre el funcionamiento, política y valores de la empresa. Aspectos como conocer todos los servicios, los productos, las tarifas, la agenda del personal o las funciones de cada trabajador, pueden ser sumamente necesarios para resolver las dudas de los clientes en el día a día.
- Atender reservas o citas.
- Acompañar o dirigir a las personas cuando lleguen al lugar.
- Recibir y repartir la correspondencia y la paquetería que llegue a la empresa.
- Suelen llevar a cabo una lista cronológica de todo lo que pasa en la empresa en un documento llamado Libro de Incidencias.
- Realizar un seguimiento de las tareas de limpieza y de los desperfectos en la empresa.
- Mantener un control de los individuos que entran y salen en las instalaciones. Además, en ocasiones pueden utilizar las cámaras de vigilancia o radiotransmisores para ponerse en contacto con el equipo de seguridad si fuera necesario.
- En hoteles o apartamentos turísticos el recepcionista debe manejar un sistema informático de gestión donde se lleva un registro del estado del hotel, los clientes, el control del check in y check out, las habitaciones libres, las reservas, entre otros detalles importantes para la gestión diaria del negocio.
En hoteles, clínicas o centros sanitarios la recepción de personas, la reserva de citas, el envío de emails o la respuesta a llamadas telefónicas suele ocupar el mayor tiempo de la jornada laboral. Pero en otros tipos de compañías, como puede ser una oficina o una empresa de logística por ejemplo, podría ser que este perfil asumiera otras funciones que no son tan típicas.
En ocasiones, ciertas empresas derivan la realización de facturas o albaranes a los recepcionistas, con el objetivo de cubrir las horas de trabajo en las que el profesional se encuentra desocupado.
¿En qué tipo de empresas suele haber recepcionistas?
Las funciones del recepcionistas son requeridas con frecuencia en estos lugares:
- Hoteles, hostales y complejos de apartamentos.
- Balnearios y spas.
- Clínicas dentales o centros médicos.
- Clínicas de estética.
- Despachos de abogados.
- Colegios, institutos o universidades.
- Oficinas de turismo.
Como ves las funciones del recepcionista son necesarias en algunas compañías, para las que es imprescindible contar con un servicio de recepción para clientes, proveedores y empleados. Este perfil profesional es posible contratarlo en plantilla o optar por una empresa de outsourcing que se encargue de la selección de la persona adecuada para este puesto.
Las empresas de outsourcing proporcionan personal auxiliar altamente capacitado y su eficiencia permite reducir costes y tiempo a las empresas. En Dimoba Servicios ponemos a tu disposición recepcionistas, cubriendo tus necesidades y encontrando soluciones adaptadas a tu organización.
Comentarios recientes